关于政府采购档案管理若干问题的思考

              陈川生

• 采购代理机构是档案管理的主体之一

《政府采购法》第四十二条的规定，“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。
　　采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
　　采购活动记录至少应当包括下列内容：
　　（一）采购项目类别、名称；
　　（二）采购项目预算、资金构成和合同价格；
　　（三）采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因；
　　（四）邀请和选择供应商的条件及原因；
　　（五）评标标准及确定中标人的原因；
　　（六）废标的原因；
　　（七）采用招标以外采购方式的相应记载。”

上述规定有五层含义，

一是规定采购人、采购代理机构有保存采购文件的义务。二是规定采购文件应当客观、完整地保存。三是规定采购文件保存的期限。四是规定采购文件的构成。五是规定采购活动记录的内容。

目前。招标采购代理机构作为采购文件保存的责任主体之一，对招标采购相关文件的保存和归档一般都比较重视，基本都能做到有专人整理按时归档。但是，对于法律为什么做这样的规定，换句话说采购文件归档的重要性是什么、什么是规范的档案管理等方面还存在差距，对采购文件的完整性、安全性和保密性认识不足，有些单位问题还比较严重，如由于泄密给供应商造成损失引发诉讼等。

目前依据不同采购方法各个环节应当归档的资料目录见附表一、表二。

二、政府采购代理机构对档案管理的重要性

政府采购文件档案管理的重要性体现在以下三个方面;

1、政府采购文件的档案管理是有关财政部门对政府采购监督管理的基础性工作。

采购文件是反映采购活动过程及各项决策的记录，完整妥善地保存采购文件，可以为政府采购的统计分析、总结经验教训、接受监督检查、处理纠纷等项工作提供客观依据。档案的开发利用才是档案管理的目的，否则这些资料就是一个文字载体而不是档案。通过对地区采购档案的综合统计分析研究可以为地方经济发展的决策提供有价值的参考意见。

2、政府采购文件的档案管理是政府采购合同争议、纠纷和诉讼的重要证据。

政府采购活动的结束，表明采购人已经获得了其需要的采购对象，但采购事件和交易行为并未终结。经常出现的情况有，一是采购活动中潜在的问题一般是在采购完成后才暴露，具有一定的滞后性。二是已经发生的问题需要予以解决，而解决问题所需要的时间要视解决方式而异，如进入司法程序的案件，审理时间较长并具有不确定性。三是供应商履约情况有待实践检验，一旦出现质量问题或者未履行有关承诺，采购人有可能要退货或者换货。发生纠纷的，还可能打官司或者申请仲裁。采购文件是解决这些问题的直接证据。因此，法律规定采购文件是解决这些问题的直接证据，保存的期限至少为十五年。规模大、价值高、性能复杂的采购项目，采购文件保存的时间应当更长一些。

3、对政府采购文件的档案管理是采购代理机构为提高自身综合素质，分析、总结、评价采购活动的重要依据

采购的过程属于项目管理，依据项目管理的基本原理，在项目结束时有一个总结、评价、提高的环节，我们知道，在项目管理中会形成的大量文件，当工作一个阶段之后，需要按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件要加以系统的归集整理，整理得最终结果是把单份文件组合在一起，形成一个个数量不等的集合体，这些由互有联系的若干文件的集合体（又称档案保管单位）就叫做案卷，这种把零散文件归集、组合成案卷的工作就是文书组卷工作，也称立卷。将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构就是归档。而这些档案资料就是第三方或采购代理机构为评价采购质量，提高采购水平的重要依据。

三、代理机构档案管理工作的切入点

采购代理机构应当从以下三方面做好档案管理工作，

首先应当对采购代理机构的专职管理人员进行档案管理的培训包括对档案资料分类、立卷、归档、检索等基本知识的培训，现有代理机构专门人员受过系统档案管理培训的不多；其次有关部门应当依法加强对这项工作进行定期或不定期监督检查、抽查，实际上对采购单位的监督检查主要是对通过档案资料监督检查，通过对档案资料的监督检查对代理机构进行考核；三是鼓励采购代理机构通对相关资料的统计、分析向政府管理部门提交有价值的统计报告，充分发挥档案资料的重要作用。如对某类产品采购数量、价格变化对当地经济发展的影响等报告，目前这方面工作比较薄弱。

目前代理机构档案管理的主要困难是场地困难，一个地区每年采购项目成百上千，档案资料要求保存十五年，这样对代理机构档案室的压力很大，解决的办法是分散管理、综合利用。即由采购人对采购文件全面管理，采购代理机构择要保存电子版，如需检索必要请采购人予以配合，档案材料的衔接问题应当在委托合同中协商明确。

附录：政府采购档案目录

表一           政府采购（公开、邀请招标）档案目录表

表二、              政府采购（招标之外的其他方式）档案目录表

                             作者单位：  中国招标投标协会专家、 教授级高级工程师 

                 2011-2-18